Auftragsdatenverarbeitung

Präamel

Diese Anlage konkretisiert die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen der Vertragsparteien, die sich aus der in den Allgemeinen Geschäftsbesingungen (nachfolgend Hauptvertrag) in ihren Einzelheiten beschriebenen Auftragsdatenverarbeitung ergeben. Sie findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit dem Hauptvertrag in Zusammenhang stehen und bei denen Mitarbeiter des Auftragnehmers oder durch den Auftragnehmer beauftragte Dritte mit personenbezogenen Daten des Auftraggebers in Berührung kommen können. Die Laufzeit dieser Anlage richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrags. Kunden die keine personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Hauptvertrag verarbeiten sind nicht zur Annahme dieser Zusatzver­einbarung verpflichtet.

1 Definitionen

1.1 Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person.
1.2 Datenverarbeitung im Auftrag ist die Speicherung, Veränderung, Übermittlung, Sperrung oder Löschung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers.
1.3 Weisung ist die auf einen bestimmten datenschutzmäßigen Umgang (zum Beispiel Anonymisierung, Sperrung, Löschung, Herausgabe) des Auftragnehmers mit personenbezogenen Daten gerichtete schriftliche Anordnung des Auftraggebers. Die Weisungen werden anfänglich durch den Hauptvertrag festgelegt und können vom Auftraggeber danach in schriftlicher Form durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung).

2 Anwendungsbereich und Verantwortlichkeit

2.1 Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers. Dies umfasst Tätigkeiten, die im Hauptvertrag und in der Leistungsbeschreibung konkretisiert sind. Der Auftraggeber ist im Rahmen dieses Vertrages für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgesetze, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Datenweitergabe an den Auftragnehmer sowie für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung allein verantwortlich („verantwortliche Stelle“ im Sinne des § 3 Abs. 7 BDSG).
2.2 Aufgrund dieser Verantwortlichkeit kann der Auftraggeber auch während der Laufzeit des Vertrages und nach Beendigung des Vertrages die Berichtigung, Löschung, Sperrung und Herausgabe von Daten verlangen.
2.3 Die Inhalte dieser Vertragsanlage gelten entsprechend, wenn die Prüfung oder Wartung automatisierter Verfahren oder von Datenverarbeitungsanlagen im Auftrag vorgenommen wird, und dabei ein Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden kann.

3 Pflichten des Auftragnehmers

3.1 Der Auftragnehmer darf Daten nur im Rahmen des Auftrages und der Weisungen des Auftraggebers erheben, verarbeiten oder nutzen.
3.2 Der Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er wird technische und organisatorische Maßnahmen zur angemessenen Sicherung der Daten des Auftraggebers vor Missbrauch und Verlust treffen, die den Forderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (§ 9 BDSG) entsprechen. Dies beinhaltet insbesondere
a) Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen die personenbezogenen Daten verarbeitet und genutzt werden, zu verwehren (Zutrittskontrolle),
b) zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können (Zugangskontrolle),
c) dafür Sorge zu tragen, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können (Zugriffskontrolle),
d) dafür Sorge zu tragen, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrerSpeicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist (Weitergabekontrolle),
e) dafür Sorge zu tragen, dass nachträglich geprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind (Eingabekontrolle),
f) dafür Sorge zu tragen, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können (Auftragskontrolle),
g) dafür Sorge zu tragen, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind (Verfügbarkeitskontrolle),
h) dafür Sorge zu tragen, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können (Trennungskontrolle).
3.3 Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber auf dessen Wunsch ein umfassendes und aktuelles Datenschutz- und Sicherheitskonzept für diese Auftragsdatenverarbeitung zur Verfügung.
3.4 Der Auftragnehmer stellt auf Anforderung dem Auftraggeber die für die Übersicht nach § 4g Abs. 2 S. 1 BDSG notwendigen Angaben zur Verfügung.
3.5 Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die mit der Verarbeitung der Daten des Auftraggebers befassten Mitarbeiter gemäß § 5 Bundesdatenschutzgesetz (Datengeheimnis) verpflichtet und in die Schutzbestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes eingewiesen worden sind. Das Datengeheimnis besteht auch nach Beendigung der Tätigkeit fort.
3.6 Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber die Kontaktdaten des betrieblichen Datenschutzbeauftragten mit.
3.7 Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich bei schwerwiegenden Störungen des Betriebsablaufes, bei Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder andere Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung der Daten des Auftraggebers.
3.8 Überlassene Datenträger sowie sämtliche hiervon gefertigten Kopien oder Reproduktionen verbleiben im Eigentum des Auftraggebers. Der Auftragnehmer hat diese sorgfältig zu verwahren, so dass sie Dritten nicht zugänglich sind. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jederzeit Auskünfte zu erteilen, soweit seine Daten und Unterlagen betroffen sind. Die datenschutzkonforme Vernichtung von Test- und Ausschussmaterial übernimmt der Auftragnehmer auf Grund einer Einzelbeauftragung durch den Auftraggeber. In besonderen, vom Auftraggeber zu bestimmenden Fällen erfolgt eine Aufbewahrung bzw. Übergabe.
3.9 Die Erfüllung der vorgenannten Pflichten ist vom Auftragnehmer zu kontrollieren und in geeigneter Weise nachzuweisen.

4 Pflichten des Auftraggebers

4.1 Der Auftraggeber und der Auftragnehmer sind bzgl. der zu verarbeitenden Daten für die Einhaltung der jeweils für sie einschlägigen Datenschutzgesetze verantwortlich.
4.2 Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er bei der Prüfung der Auftragsergebnisse Fehler oder Unregelmäßigkeiten bzgl. datenschutzrechtlicher Bestimmungen feststellt.
4.3 Die Pflicht zur Führung des öffentlichen Verfahrensverzeichnisses (Jedermannverzeichnis) gem. § 4g Abs. 2 S. 2 BDSG liegt beim Auftraggeber.
4.4 Dem Auftraggeber obliegen die aus § 42a BDSG resultierenden Informationspflichten.
4.5 Der Auftraggeber legt die Maßnahmen zur Rückgabe der überlassenen Datenträger und/oder Löschung der gespeicherten Daten nach Beendigung des Auftrages vertraglich oder durch Weisung fest.
4.6 Entstehen nach Vertragsbeendigung zusätzliche Kosten durch die Herausgabe oder Löschung der Daten, so trägt diese der Auftraggeber.
4.7 Erteilt der Auftraggeber Einzelweisungen, die über den vertraglich vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen, sind die dadurch begründeten Kosten vom Auftraggeber zu tragen.

5 Anfragen Betroffener an den Auftraggeber

Ist der Auftraggeber auf Grund geltender Datenschutzgesetze gegenüber einer Einzelperson verpflichtet, Auskünfte zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten dieser Person zu geben, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber dabei unterstützen, diese Informationen bereit zu stellen, vorausgesetzt:
5.1 der Auftraggeber hat den Auftragnehmer hierzu schriftlich aufgefordert und
5.2 der Auftraggeber erstattet dem Auftragnehmer die durch diese Unterstützung entstandenen Kosten.

6 Kontrollpflichten

6.1 Der Auftraggeber überzeugt sich vor der Aufnahme der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig von den technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers und dokumentiert das Ergebnis.
6.2 Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf schriftliche Anforderung innerhalb einer angemessenen Frist alle Auskünfte zu geben, die zur Durchführung einer Kontrolle erforderlich sind.

7 Subunternehmer

7.1 Der Auftraggeber ist damit einverstanden, dass der Auftragnehmer zur Erfüllung seiner vertraglich vereinbarten Leistungen verbundene Unternehmen des Auftragnehmers zur Leistungserfüllung heranzieht bzw. Unternehmen mit Leistungen unterbeauftragt.
7.2 Erteilt der Auftragnehmer Aufträge an Unterauftragnehmer, so obliegt es dem Auftragnehmer, seine Pflichten aus diesem Vertrag dem Unterauftragnehmer zu übertragen. Satz 1 gilt insbesondere für Anforderungen an Vertraulichkeit, Datenschutz und Datensicherheit zwischen den Vertragspartnern dieses Vertrages.

8 Informationspflichten, Schriftformklausel, Rechtswahl

8.1 Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren. Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit und das Eigentum an den Daten ausschließlich beim Auftraggeber als „verantwortlicher Stelle“ im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes liegen.

8.2 Änderungen und Ergänzungen dieser Anlage und aller ihrer Bestandteile – einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragnehmers – bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis.
8.3 Es gilt deutsches Recht.

Datenschutzerklärung

Vorwort

Mit Inkrafttreten der Verordnung 2016/679 Datenschutz-Grundverordnung (EU) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (neu) zum 25.05.2018 ist die science on field GmbH verpflichtet, die allgemeinen Grundsätze der Verordnungen einzuhalten und in transparenter und verständlicher Form gegenüber Betroffenen zu kommunizieren sowie deren Umsetzung im Geschäftsbetrieb zu erklären. Dies tun wir auch weiterhin in unveränderter Weise, in dem wir Ihre konkreten Fragen sowie Hinweise zum Thema Datenschutz in einem persönlichen Gespräch klären. Wir sind der festen Überzeugung, dass ein persönliches Gespräch am besten geeignet ist, dem angestrebten Grundsatz der Transparenz und Verständlichkeit beider Gesprächspartner zu entsprechen. Aus diesem Grund verzichten wir bewusst auf die Anwendung einer für den Nichtjuristen meist unverständlichen juristischen Sprache. Der Vollständigkeit halber und für den Fall von Rückfragen finden Sie an dieser Stelle noch einmal die gesetzlichen Grundlagen ihrem originalen Wortlaut in deutscher Sprache sowie nützliche Links.

• VERORDNUNG (EU) 2016/679 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung)
• RICHTLINIE DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die zuständigen Behörden zum Zwecke der Verhütung, Aufdeckung, Untersuchung oder Verfolgung von Straftaten oder der Strafvollstreckung sowie zum freien Datenverkehr
• BDSG (neu) 2018
• Online-Beschwerdeformular des Sächsischen Datenschutzbeauftragten
• Darüber hinaus verweisen wir auch noch auf die Broschüre zur „Datenschutzgrundverordnung des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit“

Erklärung

Hiermit erklärt die Geschäftsführung der science on field GmbH, dass alle im Geschäftsbetrieb durchgeführten Aufgaben seit jeher unter dem besonderen Blickwinkel des Datenschutzes standen, da dieser nach unserer Einschätzung ein elementarer Bestandteil einer vertrauenswürdigen Geschäftsbeziehung zu unseren Kunden ist. Daher werden wir auch in Zukunft neben den allgemeinen Grundsätze (Kapitel 2, Artikel 5-11) und unter Berücksichtigung der gesetzlichen Regelungen alle gesetzlichen Anforderungen umsetzen, um insbesondere die neu geregelten Betroffenenrechte (Kapitel III DSGVO) zu erfüllen. Hierzu zählen auf Grund unseres Unternehmenszweckes in besonderem Maße die transparente Information und Kommunikation mit unseren Kunden sowie einfache Modalitäten für die Ausübung der Rechte der betroffenen Person (Artikel 12), die Informationspflicht bei Erhebung personenbezogener Daten (siehe Artikel 13 und 14), das Auskunftsrecht (Artikel 15), das Recht auf Berichtigung (Artikel 16), das Recht auf Löschung (Artikel 17) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20) und das Widerspruchsrecht (Artikel 21).

In Vorbereitung auf die Einführung des Gesetzes haben wir eine Vielzahl von Prozessen an die neuen Gegebenheiten angepasst, die eine weitere Erhöhung der Transparenz im Sinne des Datenschutzes zur Folge haben. Bei konkreten Fragen stehen wir Ihnen diesbezüglich gern im Sinne einer vollumfänglichen Auskunft zur Verfügung.

Alle von der science on field betriebenen Webseiten (www.evoletics.de, www.shop.evoletics.de) enthalten ausschließlich Session Cookies (Textdateien, die über einen Internetbrowser auf einem Computersystem abgelegt und gespeichert). Die Nutzung weiterer Funktionalitäten und Dienste wie Google Analytics oder anderer Analysetools werden nicht eingesetzt.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass es für die Erfüllung vertraglich vereinbarter Leistung auch gesetzliche oder vertragliche Vorschriften gibt, die eine Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten zwingend erforderlich machen. Hierzu zählen Prozesse der Angebotsunterbreitung, der Fakturierung, der Kundenbetreuung im Fall eines technischen Supports sowie der Bereitstellung von Informationen für steuerliche Belange (Unternehmensprüfung, Steuerberater etc.). Sollten hierzu Fragen über Art und Umfang der gespeicherten und verarbeiteten Daten bestehen, können Sie diese mit dem Datenschutzbeauftragten einzelfallbezogen klären.

Sollte Sie, trotz umfangreicher Bemühungen im Zuge der Einführung der neuen gesetzlichen Bestimmungen unsererseits das Gefühl haben, dass Informationspflichten für Sie nicht ausreichend oder unverständlich formuliert sind, können Sie sich jederzeit vertraulich an uns wenden. Wir sind bestrebt Ihre Fragen schnellstmöglich zu lösen und, sofern notwendig, die fehlenden Informationen im Sinne der Transparenz unserer Unternehmensprozesse nachzureichen bzw. zu veröffentlichen.

Ansprechpartner für datenschutzrelevante Fragen

Bei Fragen zur Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetz (neu) wenden Sie sich bitte direkt an Hr. Hans-Jürgen Gruner (+49 (0)341 96283541, info@evoletics.de). Inhaltlichverantwortlich für die Umsetzung der Richtlinien ist die science on field GmbH, Cöthner Str. 50, 04155 Leipzig mit Sitz in der Bundesrepublik Deutschland.